Что нельзя забыть при подготовке к форуму: полный контрольный список

Answers marked with a * are required.

1. Что нельзя забыть при подготовке к форуму: полный контрольный список

Участие в отраслевом форуме - это всегда инвестиция: времени, бюджета и репутации компании. Но когда волна деловой активности спадает, многие возвращаются в офис с чувством, что упустили что-то важное. Кто-то забыл передать коммерческое предложение ключевому лицу, принимающему решения. Кто-то обнаружил, что сотни собранных визиток так и остались нетронутыми в ящике стола. А кто-то понял, что стенд выглядел блекло на фоне конкурентов именно потому, что не хватило той самой «физики» - качественной печатной продукции, которую посетители захотели бы унести с собой.
Подготовка к форуму требует системного подхода, где нет мелочей. Разберем ключевые блоки, которые необходимо проработать, чтобы мероприятие принесло максимум пользы.

С чего начинается подготовка: цели и задачи

Прежде чем бронировать место и заказывать полиграфию, необходимо сформулировать ответ на вопрос: «Зачем мы туда едем?». Формулировка «быть в тусовке» или «нас пригласили» не работает. Цели должны быть измеримы:

Количество заключенных контрактов «на полях» или в течение месяца после форума.

Число собранных целевых контактов (лидов).

Проведение встреч с текущими клиентами для укрепления отношений.

Презентация нового продукта или услуги широкой аудитории.

От того, какую цель вы выберете в качестве приоритетной, будет зависеть 90% дальнейших приготовлений: от расположения стенда до сценария работы персонала.

Кто будет представлять компанию?

Самая распространенная ошибка - делегировать участие стажерам или младшим менеджерам, пока руководство ждет отчетов в офисе. Посетители форума хотят общаться с теми, кто может принимать решения здесь и сейчас.
Сформируйте команду из 2-4 человек, четко распределив роли:

Переговорщик. Человек, который ведет диалог с первыми лицами и владельцами бизнеса, обсуждает условия партнерства.

Эксперт. Сотрудник, глубоко погруженный в продукт, способный ответить на технические вопросы и провести демонстрацию.

«Ловец контактов». Коммуникабельный сотрудник, который приветствует посетителей, фиксирует данные и наполняет воронку.

Важно провести предварительный инструктаж: как приветствовать гостей, какую фразу использовать для начала разговора, как фиксировать контакты и, главное, как корректно завершать общение, чтобы не тратить время на незаинтересованных посетителей.

Маркетинговое сопровождение и контент

Форум начинается не в день открытия, а за несколько недель до него. Ваша задача - создать информационный шум.

Анонс в соцсетях и на сайте. Сообщите клиентам и партнерам, на каком стенде вас искать, и договоритесь о встречах заранее.

Пригласительные билеты. Предоставьте клиентам промокоды на бесплатный вход. Это повысит лояльность и гарантирует, что они посетят мероприятие.

Пресс-релиз. Если форум предполагает участие СМИ, подготовьте релиз о том, с какой новостью или продуктом вы приезжаете.

Что нельзя забыть из «материального»?

Здесь мы подходим к самому наглядному аспекту участия. Стенд должен работать как витрина, а раздаточные материалы - как продолжение разговора уже после форума.
Одежда и униформа. Дресс-код должен соответствовать статусу мероприятия. Если это не фирменная одежда с логотипом, то как минимум единый стиль в одежде (например, белый верх - черный низ с одинаковыми аксессуарами), чтобы команда выглядела как единое целое.
Оборудование и «жизнь на стенде». Проверьте наличие удлинителей, переходников, флешек с презентациями, запасных батареек и power bank. Не забудьте про воду для команды и, возможно, кофе для посетителей - это располагает к диалогу.
Полиграфия: лицо вашего бренда. Именно печатная продукция остается у потенциального клиента после того, как он покинул выставочный зал. В эпоху цифровых технологий физический носитель информации приобретает особую ценность. Продумывая ассортимент, важно понимать, какой носитель для какой цели предназначен. Здесь пригодится понимание того, что такое буклет и чем он отличается от листовки или каталога.
В общем же случае базовый набор для форума выглядит так:

Визитки. Каждому члену команды - именные визитки. Общие «отдел продаж» без имени и контактов конкретного человека часто отправляются в мусорку.

Коммерческие предложения и прайсы. Подготовьте их в печатном виде, но не выкладывайте горой на стойку. Вручайте адресно после квалификации потребности.

Сувенирная продукция. Ручки, блокноты, магниты. Мелочь, которая создает положительное впечатление.

Работа с контактами: постофорумный синдром

Вы собрали кипу визиток и сканов бейджей. Что дальше? Если контакты пролежат неделю, половина горячих клиентов остынет.
Система обработки лидов должна быть готова еще до отъезда на форум:

Сегментация. Сразу после мероприятия разделите контакты на категории: «договорились о встрече», «отправить коммерческое предложение», «информировать о новостях».

Персонализированная рассылка. В течение 24-48 часов после завершения форума каждому контакту должно уйти письмо или сообщение в мессенджере: «Были рады познакомиться на стенде, как договаривались, высылаю вам...».

Назначение встреч. Если на форуме не удалось пообщаться детально, предложите созвониться на следующей неделе.

Техника безопасности и логистика

Пропишите почасовой график: когда выезд, когда монтаж стенда, когда работа, когда демонтаж. Убедитесь, что у команды есть время на обед и короткие перерывы - работать 8 часов без продыха на ногах невозможно, к вечеру второго дня эффективность упадет до нуля.
Заранее уточните на площадке:

Правила ввоза и вывоза оборудования.

Наличие фурнитуры для стенда (стойки, крепления).

Время доступа в зал для подготовки.

Подготовка к форуму - это проект в миниатюре. И если на этапе планирования вы закрыли все вопросы от стратегических целей до того, какие ручки будете дарить, то итогом станет не гора усталости и разочарования, а десятки новых деловых контактов и укрепление позиций бренда на рынке.


Created with eSurveysPro.com Survey Software.