Datenschutzerklärung für „SANTE/2021/D2/019 – EU-Bürgerdialoge zum Gipfel zu Lebensmittelsystemen gemäß Rahmenvertrag COMM/2019/OP/0029 – LOT 2 Thematische Kommunikationsdienstleistungen, Werbung und Medienplanung“
1. Einführung
Die Europäische Kommission (im Folgenden „die Kommission“) ist verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen und Ihre Privatsphäre zu respektieren. Die Kommission erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr (und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001).
Diese Datenschutzerklärung erklärt den Grund für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die Art der Erhebung, Handhabung und des Schutzes aller bereitgestellten personenbezogenen Daten, die Verwendung der Informationen und Ihre Rechte im Zusammenhang mit Ihren personenbezogenen Daten. Außerdem werden die Kontaktdaten des Verantwortlichen, über den Sie Ihre Rechte ausüben können, sowie die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten angegeben.
Diese Datenschutzerklärung gilt für den Verarbeitungsvorgang „Interessensbekundung zur Teilnahme an den EU-Bürgerdialogen zum Gipfel zu Lebensmittelsystemen“, wie unten beschrieben.
Die Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind Bedienstete der Europäischen Kommission (GD SANTE) und die European Service Network S.A., die für den oben genannten Dienstleistungsvertrag zuständig sind.
Die Kommission, Generaldirektion für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit, Nahrungsmittelnachhaltigkeit, internationale Beziehungen, Abteilung D2 Multilaterale Internationale Beziehungen ist der Verantwortliche für die Daten. Kontakt:
EUROPÄISCHE KOMMISSION
Generaldirektion Gesundheit und Lebensmittelsicherheit
Rue Froissart 101 - 1000
Brüssel – Belgien
E-mail : sante-consult-d2@ec.europa.eu
Auf der Grundlage dieses Dienstleistungsvertrages beauftragt die Kommission einen Dritten (Auftragsverarbeiter) zur Datenverarbeitung in unserem Namen:
European Service Network S.A.
Galerie Ravenstein 4
B-1000 Brussels – Belgium
Tel. +32 (0)2 646 40 20
+32 (0)2 640 42 81
E-mail: esn@esn.eu
2. Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Zweck dieser Verarbeitung ist die Erhebung von Daten für eine Online-Interessensbekundung für Personen, die an der Teilnahme an Online-Dialogen und öffentlichen Veranstaltungen zu nachhaltigen Lebensmittelsystemen interessiert sind, die im Juli 2021 stattfinden werden.
Aus Gründen der Transparenz und Offenheit kann es grundsätzlich passieren, dass Ihre Meinung auf einer Europa-Website veröffentlicht wird, entweder direkt wie während der Online-Dialoge geäußert oder in Form einer Zusammenfassung bzw. in einem umfangreicheren politischen Dokument. Ihre Identität wird nur gemeinsam mit Ihrem Beitrag veröffentlicht, wenn Sie Ihre Einwilligung zur Offenlegung Ihrer Identität erteilen.
Wenn Sie für die Teilnahme an diesen Online-Dialogen und öffentlichen Veranstaltungen ausgewählt werden, kann Ihre Meinung auch in Videoaufzeichnungen enthalten sein, die nach diesen Veranstaltungen auf der Europa-Website zur Verfügung gestellt werden.
3. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, weil:
(a) die Verarbeitung notwendig ist für die finale Auswahl der Teilnehmenden für die Online-Dialoge und öffentlichen Veranstaltungen zu nachhaltigen Lebensmittelsystemen;
(b) die Verarbeitung notwendig ist zur Einhaltung einer rechtlichen Pflicht des Verantwortlichen.
(c) sie auf Ihrer Einwilligung zu den folgenden Aktivitäten beruht:
- Offenlegung der Identität des Teilnehmenden;
- Veröffentlichung von Audio- und Videoaufzeichnungen;
Das Unionsrecht, das die Grundlage für die Verarbeitung gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstaben a und b der Verordnung (EU) 2018/1725 bildet, ist der Vertrag über die Europäische Union, und genauer die Artikel 1 und 11 sowie das Protokoll 2 über die Anwendung der Grundsätze der Subsidiarität und der Verhältnismäßigkeit.
4. Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?
Die folgenden personenbezogenen Daten werden erhoben, wie für den Zweck dieser Anfrage zwingend erforderlich: Vorname, Nachname, Geschlecht, Altersgruppe, Angaben zur Organisation (falls zutreffend), Land, E-Mail-Adresse, Kenntnisse der EU-Amtssprachen.
Zudem können Sie spontan weitere nicht erforderliche personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Ihrer Antwort auf diese Online-Interessensbekundung bereitstellen.
5. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?
Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie zum Zweck der Erhebung und Verarbeitung für die Anforderungen und Nachbereitung dieser Interessensbekundung notwendig.
Ihre personenbezogenen Daten werden für einen Zeitraum von maximal drei Monaten nach Beendigung der EU-Bürgerdialoge zum Gipfel zu Lebensmittelsystemen aufbewahrt. Die Daten können vorzeitig gelöscht werden, wenn der Teilnehmende die Löschung seiner/ihrer Daten beantragt.
6. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
Die erhobenen Daten werden vom Auftragnehmer, der European Service Network S.A., im Auftrag der Kommission verarbeitet.
Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat der Auftragnehmer verschiedene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, zu denen auch Organisationsrichtlinien gehören, um die Sicherheit personenbezogener Daten zu gewährleisten und die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der entsprechenden Systeme, Dienste und der mit diesen verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen.
Insbesondere werden die Daten der Teilnehmenden auf dem internen ESN-Datenserver gespeichert. Sie werden in einem gesonderten Ordner gespeichert, auf den nur ESN-Beschäftigte zugreifen können, die an diesem bestimmten Projekt der Kommission arbeiten (GD SANTE).
7. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und an wen werden sie weitergegeben?
Die Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind Bedienstete der Europäischen Kommission (GD SANTE) und die European Service Network S.A. zum Zweck dieses Dienstleistungsvertrag, wie in Abschnitt 1 angegeben.
8. Welche Rechte haben Sie und wie können Sie diese Rechte ausüben?
Als „betroffene Person“ genießen Sie gemäß Kapitel III (Artikel 14-25) der Verordnung (EU) 2018/1725 besondere Rechte, darunter insbesondere das Recht, Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten und unrichtige oder unvollständige Daten zu berichtigen. In einigen Fällen haben Sie das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, auf Widerspruch gegen die Verarbeitung und auf Datenübertragbarkeit.
Die etwaige Ausübung Ihres Rechts auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a rechtmäßig ist, muss sich auf Gründe stützen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
Sie haben in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Verantwortlichen für diesen Verarbeitungsvorgang eingewilligt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit durch Mitteilung an den Verantwortlichen zurückziehen. Diese Zurücknahme berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die vor der Zurücknahme Ihrer Einwilligung stattfand.
Sie können Ihre Rechte über den Verantwortlichen oder im Konfliktfall über den Datenschutzbeauftragten ausüben. Sofern notwendig, können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die Kontaktdaten finden Sie im Abschnitt 9 unten.
Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf bestimmte Verarbeitungsvorgänge ausüben möchten, beschreiben Sie diese Vorgänge bitte in Ihrem Antrag (d. h. unter Angabe des in Abschnitt 10 angegebenen Aktenzeichens).
Anträge auf Auskunft über personenbezogene Daten werden innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags bearbeitet. Alle anderen oben genannten Anträge werden innerhalb von 15 Arbeitstagen bearbeitet.
9. Kontaktangaben
Der Verantwortliche
Wenn Sie Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 ausüben, Kommentare, Fragen oder Bedenken mitteilen oder eine Beschwerde in Bezug auf die Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten vorbringen möchten, nehmen Sie bitte Kontakt mit dem Verantwortlichen auf über: sante-consult-d2@ec.europa.eu.
Der Datenschutzbeauftragte (DSB) der Kommission
Bei Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten wenden: DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.
Der Europäische Datenschutzbeauftragte (EDSB)
Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Verantwortlichen verletzt wurden, können Sie über den Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) Ihre Rückgriffsrechte ausüben (d. h. Sie können Beschwerde einlegen).
10. Wo gibt es weitere Informationen?
Der Datenschutzbeauftragte der Kommission führt ein öffentliches Register aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und ihm mitgeteilt wurden. Sie können das Register hier einsehen: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Dieser spezifische Verarbeitungsvorgang wurde unter der folgenden Nummer in das öffentliche Register des Datenschutzbeauftragten aufgenommen: Aktenzeichen DPR-EC-01011.